5.1. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że warunkiem pełnego wykorzystania możliwości Serwisu konieczne jest uprzednie wprowadzenie do Serwisu oraz przetworzenie przez Admify danych osobowych Użytkowników Końcowych. W związku z powyższym, z chwilą akceptacji niniejszego Regulaminu oraz wprowadzenia jakichkolwiek danych osobowych przez Użytkownika do Serwisu, Użytkownik i Admify zawierają umowę powierzenia danych osobowych, mocą której Użytkownik – jako administrator danych powierzający wprowadzone przez siebie danych oraz Admify – jako przyjmujący dane celem ich przetworzenia w zakresie koniecznym dla realizacji usług Admify opisanych w niniejszym Regulaminie, zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych („Powierzenie Przetwarzania Danych”).
5.2. Użytkownik oświadcza, iż jest Administratorem wszelkich danych osobowych w rozumieniu Ustawy o ochronie danych osobowych oraz pozyskał je zgodnie ze wszelkimi obowiązującymi przepisami.
5.3. Użytkownik dokonuje Powierzenia Przetwarzania Danych działając na podstawie art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182) („Ustawa”), a Admify Powierzenie Przetwarzania Danych przyjmuje, na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie.
5.4. Celem powierzenia przetwarzania danych przez Przyjmującego jest realizowanie zadań opisanych w Regulaminie. Admify może powierzyć przetwarzanie danych osobowych , innym podmiotom w celu realizacji zleconych przez Użytkownika wysyłek wiadomości.
5.5. Admify zobowiązuje się, iż przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych będzie stosował odpowiednio przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz.1024) oraz Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182).
5.6. W przypadku wystąpienia okoliczności mogących skutkować odpowiedzialnością Admify za nieprzestrzeganie przepisów prawa w związku z Powierzeniem Przetwarzania Danych, Admify zobowiązuje się podjąć niezwłocznie działania w celu usunięcia tych okoliczności oraz zobowiązany jest natychmiast zawiadomić Użytkownika.
5.7. Admify zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Użytkownika o wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem.
5.8. Przyjmujący zobowiązuje się do udzielenia informacji, na każde żądanie Użytkownika, dotyczących wszelkich danych osobowych, których przetwarzanie zostało mu powierzone na podstawie niniejszego Regulaminu.
5.9. Admify oświadcza, że nie decyduje o celach i środkach przetwarzania danych powierzonych przez Użytkownika oraz nie jest uprawniony do zakładania oraz posiadania lub tworzenia jakichkolwiek kopii dokumentów zawierających dane powierzone przez Użytkownika, w tym formularzy zawierających dane lub baz danych zapisanych w postaci dokumentów papierowych lub elektronicznych, w szczególności w poczcie elektronicznej, na dyskach komputerowych i arkuszach kalkulacyjnych, w celach innych niż realizacja usług, ze szczególnym uwzględnieniem obowiązków informacyjnych względem Użytkownika.
5.10. Admify zobowiązuje się podjąć środki zabezpieczające powierzone do przetwarzania dane osobowe, o których mowa w art. 36, art. 36a, art. 36b, art. 36c, art. 37, art. 38 i art. 39 Ustawy, a w szczególności zobowiązuje się do:
5.10.1. zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
5.10.2. dopuszczenia do obsługi służącego do przetwarzania powierzonych danych osobowych systemu informatycznego oraz wchodzących w jego skład urządzeń wyłącznie osób posiadających wydane przez niego upoważnienie;
5.10.3. zapewnienia kontroli nad prawidłowością przetwarzania powierzonych danych osobowych;
5.10.4. prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania powierzonych danych osobowych, dochowania szczególnej staranności, aby osoby upoważnione do przetwarzania tych danych zachowały je w tajemnicy, również po zakończeniu realizacji niniejszej umowy, między innymi poprzez poinformowanie ich o prawnych konsekwencjach naruszenia poufności danych oraz odebranie oświadczeń o obowiązku zachowania w tajemnicy tych danych;
5.10.5. prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania powierzonych danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzania tych danych, w tym w szczególności Politykę Bezpieczeństwa Danych Osobowych oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym do Przetwarzania Danych Osobowych;
5.10.6. przechowywania dokumentów dotyczących powierzonych do przetwarzania danych osobowych w sposób zapewniający zachowanie poufności, integralności oraz rozliczalności, tj. na przykład w specjalnie do tego przeznaczonych szafach zamykanych na zamek lub w zamykanych na zamek pomieszczeniach, niedostępnych dla osób nieupoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
5.11. Użytkownik jest uprawniony do kontrolowania Admify w zakresie przetwarzania powierzonych danych osobowych, co do zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
5.12. Admify zobowiązuje się współpracować przy wdrożeniu uzasadnionych przepisami prawa zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania, sformułowane w wyniku kontroli przeprowadzonej przez Użytkownika.
5.13. Zaprzestanie Powierzenia Przetwarzania Danych następuje z dniem wygaśnięcia subskrypcji Użytkownika.