Ostatnia aktualizacja: 3 stycznia 2017

Niniejszy regulamin świadczenia usług („Regulamin”) określa warunki korzystania z produktów oferowanych przez Admify spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie, przy ul. Tadeusza Korsaka nr 6 lok. 23, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000621287, NIP 1132911354, w imieniu której działa komplementariusz – Admify Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Tadeusza Korsaka nr 6 lok. 23, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000614976, NIP 1132908978 („Admify”), oraz podmiotami i osobami korzystającymi z oferowanych przez Admify produktów („Użytkownik”).

Użytkownik akceptuje niniejszy Regulamin poprzez: (i) korzystanie z Serwisu (jak zdefiniowano poniżej) lub jakichkolwiek innych usług świadczonych przez Admify, lub (ii) poprzez dalsze korzystanie z Serwisu po otrzymaniu powiadomienia o zmianie niniejszego Regulaminu („Akceptacja Regulaminu”).

1.1. Admify zobowiązuje się do świadczenia na rzecz Użytkownika usługi teleinformatycznej umożliwiającej zarządzanie i administrowanie nieruchomościami wspólnoty, w szczególności poprzez zapewnienie członkom wspólnoty mieszkaniowej („Użytkownicy Końcowi”) możliwości zdalnego dostępu do zindywidualizowanych kont lokatorskich w ogólnodostępnym serwisie internetowym, którego właścicielem i administratorem jest Admify, a w którego skład wchodzą w szczególności projekt graficzny, elementy graficzne oraz oprogramowanie komputerowe („Serwis”).

1.2. Szczegółowy zakres usługi, możliwości i funkcje Serwisu dostępne w każdym z jego pakietów zostały doprecyzowane w zakładce „Cennik”.

1.3. Z chwilą Akceptacji Regulaminu Admify udziela Użytkownikowi, na zasadach opisanych w pkt 3 niniejszego Regulaminu, niewyłącznej licencji na korzystanie z Serwisu zgodnie z jego przeznaczeniem.

1.4. Admify oświadcza, że dysponuje wiedzą i doświadczeniem oraz zapleczem technicznym niezbędnym do prawidłowej realizacji usług, o których mowa w treści niniejszego Regulaminu.

1.5. Admify dokłada wszelkich starań, aby zapewnić niezakłócone działanie Serwisu. Zakłócenia i awarie zdarzają się jednak w przypadku wszystkich usług teleinformatycznych. Aby zapobiec mało prawdopodobnej sytuacji utraty danych wprowadzonych przez Użytkownika do Serwisu, Admify okresowo wykonuje kopie zapasowe Serwisu, umożliwiające przywrócenie danych w przypadku awarii.

1.6. Korzystanie z Serwisu oraz dostęp do innych usług świadczonych przez Admify odbywa się odpłatnie. Każdy nowy Użytkownik uprawniony jest przy tym do swobodnego korzystania z Serwisu w jego wersji demonstracyjnej („Wersja Demonstracyjna”) przez okres jednego miesiąca od daty utworzenia konta użytkownika („Okres Próbny”).

1.7. W trakcie Okresu Próbnego Admify wystawi na rzecz Użytkownika i doręczy, drogą elektroniczną, na wskazany przez Użytkownika adres email, fakturę proforma na określoną w „Cenniku” kwotę odpowiadającą wybranemu przez Użytkownika pakietowi Serwisu. Nieopłacenie przez Użytkownika tak doręczonej faktury pro forma będzie równoznacznie z obowiązkiem zakończenia korzystania z Serwisu z chwilą upłynięcia Okresu Próbnego. Użytkownik przyjmuje w związku z tym do wiadomości oraz godzi się, że w przypadku zaprzestania korzystania z Serwisu po upłynięciu Okresu Próbnego, wszelkie dane wprowadzone przez niego do Serwisu w trakcie trwania Okresu Próbnego zostaną utracone. O fakcie powyższym Admify poinformuje Użytkownika ponownie z chwilą doręczenia mu faktury proforma.

1.8. Dopiero opłacenie pierwszej faktury proforma uprawnia Użytkownika do korzystania z Serwisu w jego pełnej formie, z wykorzystaniem funkcjonalności przypisanych do wybranych przez Użytkownika pakietów Serwisu.

1.9. Użytkownik przyjmuje niniejszym do wiadomości, że nieuregulowanie przez niego jakiejkolwiek późniejszej niż faktura proforma należności wynikającej z tytułu korzystania przez Użytkownika z Serwisu skutkować będzie zaprzestaniem świadczenia usług przez Admify. W przypadku zaległości w zapłacie należności wynikających z korzystania z Serwisu, Admify, po uprzedniej notyfikacji i bezskutecznym upłynięciu terminu wyznaczonego na uiszczenie zaległych należności, uprawnione będzie do zaprzestania świadczenia usług oraz uniemożliwienia Użytkownikowi oraz jego użytkownikom końcowym dostępu do Serwisu.

1.10. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że warunkiem zapewnienia sprawnego działania Serwisu, w tym wykorzystanie wszystkich funkcjonalności dostępnych w wybranej przez Użytkownika wersji Serwisu, jest wprowadzenie do Serwisu następujących informacji:

1.10.1. spisu członków wspólnoty mieszkaniowej wraz z oznaczeniem posiadanych przez nich lokali oraz udziału w nieruchomości;

1.10.2. szczegółowych informacji dot. budynku / budynków objętych zarządem wspólnoty, takich jak spis kondygnacji, klatek;

1.10.3. danych finansowo księgowych wspólnoty i jej członków;

1.10.4. anych kontaktowych do dostawców usług, gestorów mediów, administracji budynku.

1.11. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że dla należytego funkcjonowania Serwisu konieczne jest określenie przez Użytkownika uprawnień dostępu dla wybranych przedstawicieli Użytkownika (np. zarządcy, administratora).

1.12. Użytkownik potwierdza niniejszym, że jest świadomy, iż niewprowadzenie do Serwisu informacji wskazanych powyżej utrudni lub uniemożliwi pełne wykorzystanie dostępnych funkcjonalności Serwisu, a Admify nie ponosi z tego tytułu odpowiedzialności.

1.13. Użytkownik przyjmuje do wiadomości również, że dla pełnego wykorzystania oferowanych funkcjonalności Serwisu, zależnie od wybranego pakietu Serwisu, konieczne może być także:

1.13.1. powiadomienie użytkowników końcowych o rozpoczęciu świadczenia usług przez Admify;

1.13.2. powiadomienie użytkowników końcowych o danych pierwszego logowania do Serwisu poprzez przekazanie użytkownikom wiadomości email wygenerowanej przez Serwis.

1.14. W przypadku korzystania z niektórych pakietów Serwisu Admify oferuje możliwość udzielenia wsparcia w procesie migracji danych oraz zindywidualizowanej współpracy w procesie dostosowywania Serwisu do potrzeb i wymagań Użytkownika.

2.1. Admify poinformuje Użytkownika o ewentualnym zamiarze zmiany niniejszego Regulaminu. Zmiana taka może zostać dokonana zawsze, kiedy będzie to konieczne ze względu na: (i) przepisy prawa, w tym w szczególności zmianę takich przepisów; (ii) rady prawników lub postanowienia sądowe sformułowane w oparciu o przepisy prawa; (iii) rozwój Serwisu; (iv) powody techniczne; (v) wymagania operacyjne.

2.2. Admify pracuje nad stałym udoskonalaniem Serwisu i w związku z tym może w dowolnym momencie zmieniać zakres świadczonych przez siebie usług, w tym także usuwać funkcje lub zaprzestać zapewniania dostępu do usług. Admify powiadomi Użytkownika z wyprzedzeniem o zmianie w funkcjonalności Serwisu, w szczególności w przypadku zmiany, która skutkować może utratę dostępu Użytkownika do danych wprowadzonych przez niego do Serwisu.

2.3. Admify — za pomocą interfejsu użytkownika, poczty e-mail lub w inny stosowny sposób — powiadomi Użytkownika zmianach funkcjonalności i nowo udostępnionych funkcjach i możliwościach Serwisu. Dodanie nowych lub zmiana istniejących funkcji w trakcie trwania wykupionej przez Użytkownika subskrypcji nie będzie związane z koniecznością poniesienia przez Użytkownika dodatkowych opłat z tego tytułu.

2.4. Odnowienie przez Użytkownika subskrypcji Serwisu po wejściu w życie zmian, w tym także ew. zmiany ceny świadczenia usług w związku z udostępnieniem nowych funkcji Serwisu, będzie równoznaczne z zaakceptowaniem nowych warunków działania Serwisu.

3.1. Serwis, projekt graficzny Serwisu, jego elementy graficzne oraz oprogramowanie komputerowe Serwisu stanowią utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

3.2. Admify oświadcza, że przysługują mu wyłączne i nieograniczone autorskie prawa majątkowe do Serwisu oraz jego poszczególnych elementów, a akceptacja niniejszego Regulaminu i udzielenie licencji nie naruszy praw autorskich osoby trzeciej.

3.3. Admify udziela Użytkownikowi niewyłącznej, nieprzenaszalnej i niezbywalnej licencji w odniesieniu utworów wskazanych w pkt 3.1 powyżej, na następujących polach eksploatacji obejmujących korzystanie z Serwisu dla celów związanych z działalnością Użytkownika, zgodnie z przeznaczeniem Serwisu, w ramach jego funkcjonalności dla pakietu Serwisu wybranego przez Użytkownika.

3.4. Licencja udzielona została na czas trwania subskrypcji Użytkownika i bez ograniczeń terytorialnych.

3.5. Użytkownik nie jest upoważniony do:

3.5.1. pomijania lub obchodzenie jakichkolwiek technicznych środków ochrony zastosowanych w ramach Serwisu lub usług z nim związanych;

3.5.2. dezasemblowania, dekompilowania, odszyfrowywanie, emulowanie, wykorzystywania lub odtwarzania jakiegokolwiek oprogramowania bądź innego aspektu Serwisu dostępnego za jego pośrednictwem;

3.5.3. publikowania, kopiowania, wynajmowania, wydzierżawiania, sprzedawania, eksportowania, importowania, rozpowszechniania bądź wypożyczanie oprogramowania, chyba że Admify w wyraźny sposób upoważni Użytkownika do wykonania takich czynności;

3.5.4. korzystania z Serwisu w sposób nieupoważniony, który mógłby zakłócić innym osobom korzystanie z Serwisu, lub w celu uzyskania dostępu do jakichkolwiek danych, kont lub informacji dotyczących innych użytkowników lub użytkowników końcowych Serwisu;

3.5.5. udzielania dalszych licencji do korzystania z Serwisu;

3.5.6. modyfikowania lub jakiejkolwiek innej formy ingerowania w oprogramowanie Serwisu oraz tworzenie opracowań i rozszerzeń będących pochodną Serwisu za wyjątkiem sytuacji przewidzianych w niniejszym Regulaminie, o ile możliwość taka nie została uwzględniona w dodatkowych funkcjach Serwisu;

3.5.7. wykorzystywania tekstów, grafik ani jakichkolwiek innych materiałów wchodzących w skład Serwisu do tworzenia jakichkolwiek innych programów komputerowych lub stron internetowych.

3.6. Licencja na korzystanie z Serwisu, z zastrzeżeniem korzystania z Wersji Demonstracyjnej w Okresie Próbnym, na który to okres licencja udzielana jest nieodpłatnie, udzielana jest odpłatnie, a wynagrodzenie za udzielenie licencji ujęte zostało w wynagrodzeniu za świadczenie usług określonych w niniejszym Regulaminie.

3.7. Admify nie udziela żadnych gwarancji, zapewnień ani obietnic ponad te, które są wyraźnie określone w niniejszym Regulaminie, a Użytkownik przyjmuje na siebie ryzyko wynikające ze skutków użytkowania lub niemożliwości użytkowania Serwisu. Admify nie gwarantuje w szczególności, że Serwis lub związane z nim usługi spełnią wymagania Użytkownika.

4.1. Za korzystanie z usług Admify, w szczególności z tytułu korzystania z Serwisu, w okresie obowiązywania subskrypcji, z wyłączeniem jednak Okresu Próbnego, w trakcie którego korzystanie z Wersji Demonstracyjnej jest darmowe, Admify pobiera od Użytkownika w stałą opłatę okresową, stosownie do wybranego okresu subskrypcji, a Użytkownik wyraża na to zgodę. Opłata naliczana jest z góry w odniesieniu do okresu subskrypcji.

4.2. Wysokość opłaty uzależniona jest od pakietu Serwisu wybranego przez Użytkownika. Szczegółowy opis dostępnych pakietów Serwisu oraz ich funkcjonalności jak również wysokość opłaty przypisanej do każdego z pakietów określona została w „Cenniku”. O ile wyraźnie nie określono inaczej, cena obejmuje wszystkie należne podatki.

4.3. Wysokość opłaty określona dla danego pakietu Serwisu pozostaje aktualna przez okres wykupionej subskrypcji.

4.4. Użytkownik niniejszym wyraża zgodę, aby faktury z tytułu korzystania z usług były wystawiane i przesyłane do Użytkownika drogą elektroniczną.

4.5. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że nieopłacenie doręczonej mu faktury w terminie 14 dni skutkować może uniemożliwieniem korzystania z Serwisu dla Użytkownika i jego użytkowników końcowych oraz utratą danych wprowadzonych przez Użytkownika do Serwisu.

4.6. Admify wystawi pierwszą fakturę proforma w trakcie trwania Okresu Próbnego. Uiszczenie należności oznaczonej w fakturze proforma przed upłynięciem Okresu Próbnego, jest warunkiem korzystania z Serwisu po zakończeniu Okresu Próbnego.

4.7. W każdym wypadku za dzień zapłaty traktowany będzie dzień uznania danej kwoty na rachunku bankowym Admify.

4.8. Admify będzie udostępniać Użytkownikowi podsumowanie rozliczenia online w odpowiednim panelu zarządzania Serwisem, gdzie Użytkownik może przejrzeć i wydrukować swoje rozliczenie.

5.1. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że warunkiem pełnego wykorzystania możliwości Serwisu konieczne jest uprzednie wprowadzenie do Serwisu oraz przetworzenie przez Admify danych osobowych Użytkowników Końcowych. W związku z powyższym, z chwilą akceptacji niniejszego Regulaminu oraz wprowadzenia jakichkolwiek danych osobowych przez Użytkownika do Serwisu, Użytkownik i Admify zawierają umowę powierzenia danych osobowych, mocą której Użytkownik – jako administrator danych powierzający wprowadzone przez siebie danych oraz Admify – jako przyjmujący dane celem ich przetworzenia w zakresie koniecznym dla realizacji usług Admify opisanych w niniejszym Regulaminie, zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych („Powierzenie Przetwarzania Danych”).

5.2. Użytkownik oświadcza, iż jest Administratorem wszelkich danych osobowych w rozumieniu Ustawy o ochronie danych osobowych oraz pozyskał je zgodnie ze wszelkimi obowiązującymi przepisami.

5.3. Użytkownik dokonuje Powierzenia Przetwarzania Danych działając na podstawie art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182) („Ustawa”), a Admify Powierzenie Przetwarzania Danych przyjmuje, na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie.

5.4. Celem powierzenia przetwarzania danych przez Przyjmującego jest realizowanie zadań opisanych w Regulaminie. Admify może powierzyć przetwarzanie danych osobowych , innym podmiotom w celu realizacji zleconych przez Użytkownika wysyłek wiadomości.

5.5. Admify zobowiązuje się, iż przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych będzie stosował odpowiednio przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz.1024) oraz Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182).

5.6. W przypadku wystąpienia okoliczności mogących skutkować odpowiedzialnością Admify za nieprzestrzeganie przepisów prawa w związku z Powierzeniem Przetwarzania Danych, Admify zobowiązuje się podjąć niezwłocznie działania w celu usunięcia tych okoliczności oraz zobowiązany jest natychmiast zawiadomić Użytkownika.

5.7. Admify zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Użytkownika o wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem.

5.8. Przyjmujący zobowiązuje się do udzielenia informacji, na każde żądanie Użytkownika, dotyczących wszelkich danych osobowych, których przetwarzanie zostało mu powierzone na podstawie niniejszego Regulaminu.

5.9. Admify oświadcza, że nie decyduje o celach i środkach przetwarzania danych powierzonych przez Użytkownika oraz nie jest uprawniony do zakładania oraz posiadania lub tworzenia jakichkolwiek kopii dokumentów zawierających dane powierzone przez Użytkownika, w tym formularzy zawierających dane lub baz danych zapisanych w postaci dokumentów papierowych lub elektronicznych, w szczególności w poczcie elektronicznej, na dyskach komputerowych i arkuszach kalkulacyjnych, w celach innych niż realizacja usług, ze szczególnym uwzględnieniem obowiązków informacyjnych względem Użytkownika.

5.10. Admify zobowiązuje się podjąć środki zabezpieczające powierzone do przetwarzania dane osobowe, o których mowa w art. 36, art. 36a, art. 36b, art. 36c, art. 37, art. 38 i art. 39 Ustawy, a w szczególności zobowiązuje się do:

5.10.1. zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem;

5.10.2. dopuszczenia do obsługi służącego do przetwarzania powierzonych danych osobowych systemu informatycznego oraz wchodzących w jego skład urządzeń wyłącznie osób posiadających wydane przez niego upoważnienie;

5.10.3. zapewnienia kontroli nad prawidłowością przetwarzania powierzonych danych osobowych;

5.10.4. prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania powierzonych danych osobowych, dochowania szczególnej staranności, aby osoby upoważnione do przetwarzania tych danych zachowały je w tajemnicy, również po zakończeniu realizacji niniejszej umowy, między innymi poprzez poinformowanie ich o prawnych konsekwencjach naruszenia poufności danych oraz odebranie oświadczeń o obowiązku zachowania w tajemnicy tych danych;

5.10.5. prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania powierzonych danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzania tych danych, w tym w szczególności Politykę Bezpieczeństwa Danych Osobowych oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym do Przetwarzania Danych Osobowych;

5.10.6. przechowywania dokumentów dotyczących powierzonych do przetwarzania danych osobowych w sposób zapewniający zachowanie poufności, integralności oraz rozliczalności, tj. na przykład w specjalnie do tego przeznaczonych szafach zamykanych na zamek lub w zamykanych na zamek pomieszczeniach, niedostępnych dla osób nieupoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

5.11. Użytkownik jest uprawniony do kontrolowania Admify w zakresie przetwarzania powierzonych danych osobowych, co do zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

5.12. Admify zobowiązuje się współpracować przy wdrożeniu uzasadnionych przepisami prawa zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania, sformułowane w wyniku kontroli przeprowadzonej przez Użytkownika.

5.13. Zaprzestanie Powierzenia Przetwarzania Danych następuje z dniem wygaśnięcia subskrypcji Użytkownika.

6.1. Admify nie ponosi odpowiedzialności za treści i materiały Użytkownika ani za inne materiały osób trzecich, w tym za łącza do witryn osób trzecich, ani za działania podejmowane przez Użytkownika lub jego użytkowników końcowych.

6.2. Admify oraz pośrednicy lub przedstawiciele prawni Admify nie będą ponosić odpowiedzialności za szkody pośrednie, w tym za straty finansowe takie jak utrata zysku, chyba że Admify bądź pośrednicy lub przedstawiciele prawni Admify dopuścili się co najmniej rażącego niedbalstwa bądź umyślnego niewykonania lub nienależytego wykonania ich zobowiązań wynikających z niniejszego Regulaminu.

6.3. Admify nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek niewypełnienie lub opóźnienie w wypełnianiu zobowiązań w zakresie, w jakim takie niewypełnienie lub opóźnienie zostało spowodowane okolicznościami będącymi poza uzasadnioną kontrolą Admify (takimi jak spory pracownicze, zdarzenia losowe, działania wojenne, akty terroryzmu, rozmyślne uszkodzenie bądź zniszczenie mienia, niedająca się przewidzieć, nawet pomimo dołożenia należytej staranności w tym zakresie, awaria dostawcy usługi hostingowej dla Serwisu, wypadki lub przestrzeganie jakichkolwiek przepisów prawa właściwego bądź rozporządzeń rządowych). Admify będzie natomiast dążyć do zminimalizowania skutków wszelkich takich zdarzeń oraz do wypełnienia zobowiązań, na które zdarzenia te nie miały wpływu.

6.4. Admify nie będzie w żadnym wypadku odpowiedzialny za jakiekolwiek szkody powstałe (w tym, bez ograniczeń, szkody wynikłe ze strat w prowadzonej działalności, przerwy w prowadzeniu działalności, utraty informacji związanych z prowadzoną działalnością lub inne szkody pieniężne lub niepieniężne) wynikające z użytkowania lub niemożliwości użytkowania Serwisu lub świadczenia pomocy technicznej, lub jej niezapewnienia, nawet jeśli Admify zostanie powiadomiony o możliwości powstania takich szkód. W każdym przypadku, Admify udziela licencji na korzystanie z Serwisu „w stanie takim, w jakim jest”, „ze wszelkimi wadami” i „w zależności od dostępności”. Admify nie udziela żadnych dodatkowych rękojmi, gwarancji ani zapewnień umownych związanych z aplikacją. Użytkownikowi przysługują natomiast wszelkie obowiązujące rękojmie i gwarancje przewidziane przez prawo w zakresie w jakim wyłączenie ich obowiązywania pozostaje niezgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

7.1. Admify wskazuje jako właściwy do kontaktu we wszelkich sprawach związanych z wykonywaniem niniejszego Regulaminu adres email: kontakt@admify.pl.

7.2. Ewentualne spory, których Strony nie rozwiążą polubownie będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby powoda.